Een 6x sneller en beter jaarrekening proces?

Vaak horen wij van cfo's, controllers of boekhouders dat het proces om te komen tot een definitieve jaarrekening voor hun onderneming een tijdrovend en frustrerend karwei is. Herken je dat? Wellicht kun je dan je voordeel doen met onderstaande tips. Uiteraard is het belangrijk dat een jaarrekening uiterst zorgvuldig wordt opgesteld, maar bij BoekJaar geloven wij dat het allemaal wel wat makkelijker en sneller kan! In dit artikel geven we je graag 6 tips om je jaarrekeningproces een stuk soepeler te laten verlopen, doe er vooral je voordeel mee!

1.       Maak een goede afweging: Excel / Word of een rapportgenerator

Wellicht de belangrijkste keuze die je bij het maken van een jaarrekening moet maken is of je gebruik maakt van de combinatie Word / Excel of dat je gebruik wilt maken van specifieke software voor het opstellen van je jaarrekening (ook wel bekend als een rapportgenerator). Vaak begin je in eerste instantie als financial vol goede moed met je favoriete tools, good old Excel voor de balans, winst- en verliesrekening, kasstroom en alle specificaties en vervolgens maak je het rapport prachtig af met Word. En fair is fair, Microsoft stelt je niet teleur. Met deze tools kun je het klusje van de jaarrekening opstellen prima fixen. Maar bezint eer ge begint. Voordat je dit jaar weer begint aan je bekende riedeltje is het wellicht slim om bewust een afgewogen keuze te maken, want zeker bij complexe(re) jaarrekeningen kan de verkeerde tooling je een hoop tijd en frustratie kosten. En dat is natuurlijk jammer. Om je te helpen bij een goede keuze tussen beide alternatieven heb ik een lijstje gemaakt met de voordelen van beide mogelijkheden.

Word / Excel

Voordelen

• Maximale flexibiliteit qua vormgeving en lay-out van je jaarrekening. Je kunt de jaarrekening precies opmaken zoals jij wilt.
• Je kunt direct starten, je kent de tools, dus geen training nodig voor nieuwe software
• Geen meerkosten voor software

Rapportgenerator

Voordelen

• Misschien wel het belangrijkste is dat alle specificaties na iedere correctie of verandering automatisch worden bijgewerkt en dat scheelt je ontzettend veel tijd en 'dom' werk qua updaten van alle specificaties en checken of alle getallen (op elkaar) aansluiten. Zeker bij complexere jaarrekeningen (inclusief consolidaties), met de nodige correcties gedurende het proces gaat je dit ontzettend veel tijd schelen.
• Consolidaties zijn over het algemeen meer gestructureerd en makkelijker te updaten.
• Vaak zijn automatisch relevante verslaggeving en up-to-date teksten voor bijvoorbeeld grondslagen beschikbaar.
• Vrijwel geen additioneel werk als er bijvoorbeeld nieuwe balansposten of overzichten ingevoegd moeten worden.
• Met software heb je automatisch al je rapportages in SBR / XBRL beschikbaar. Scheelt dus een hoop tijd van jou of je accountant.
• Vaak zijn er geautomatiseerde workflows voor ondertekenen van de jaarrekening en het deponeren van je cijfers bij de Kamer van Koophandel voorhanden.
• Je zet je jaarrekening met een druk op de knop om in het Engels.

Samenvattend zie je dus dat je bij het gebruik van een combinatie van Word / Excel meer tijd kwijt bent en loop je het risico dat je jaarrekeningproces een saai, repeterend en soms frusterend klusje kan worden (tenzij je echt fan bent van veel knippen, plakken en telkens checken en updaten van dezelfde specificaties en het schrijven en opzoeken van allerlei standaardteksten). Wel is het voordeel dat je minder kwijt bent aan software kosten, geen additionele training nodig hebt en geven Excel en Word je meer flexibiliteit voor het maken van de perfecte lay-out voor je jaarrekeningboekje. Daarentegen geeft een rapportgenerator je meer controle, automatisering en workflows om specifieke taken af te handelen, waardoor je je dus vooral 'dom' werk en tijd bespaart.

‍2.       Template en kwaliteitscontrole om de administratie jaarrekeningklaar te maken

Wellicht heb jij je basisadministratie prima in orde. Toch mist vrijwel in alle ondernemingen een continue overzicht van de kwaliteit van elke administratie EN inzicht in wat wel en niet is gedaan in een administratie. Idealiter heb je dus een (geautomatiseerde) checklist die periodiek wordt bijgehouden waarin je voor elke administratie de benodigde werkzaamheden hebt vastliggen en ook of deze wel / niet gedaan zijn. Volgende stap is dat je alle balansposten (met behulp van AI) automatisch maandelijks laat checken op juistheid en een geintegreerde workflow hebt voor de periodeafsluiting, dan weet je zeker dat je elke maand 'in control' bent.

Daarnaast heb je vaak te maken met specifieke ‘memoriaal’ boekingen. Denk hierbij aan PPA’s uit het verleden, belastingen, rente-rekening-courant, muteren van wettelijke reserves, resultaat deelnemingen etc. etc. Ervaring heeft me inmiddels geleerd dat het over het algemeen handiger is eenmalig tijd te investeren in goed gedocumenteerde en meerjarige vastlegging en zelfs boekingen voor deze specials, inclusief toekomstige jaren waar nodig. Je kunt daarbij de diverse correcties over de jaren heen al documenteren inclusief invulvelden (als je boekingen afhankelijk zijn van wijzigende parameters) en links naar relevante documenten of websites voor de benodigde informatie. Vervolgens genereert het template op basis van de inputs de bijbehorende boekingsgangen en toelichtingen, zodat je niet ieder jaar het wiel opnieuw aan het uitvinden bent. Zo kun je deze correcties snel in je administratie verwerken, zodat je de rapportage ook helemaal up-to-date hebt met alle relevante boekingsgangen die nodig zijn voor de GAAP waarin je de jaarrekening opstelt. Eén keer iets meer werk, maar gaat je echt veel tijd opleveren -promised 😉. En side-benefit: je hebt gelijk goede documentatie voor een audit.

‍3.       Deponeren via XBRL / SBR

Langzamerhand neemt de verplichting om via SBR / XBRL je rapportages aan te leveren toe. Veel ondernemers betalen hun accountant of andere instanties meerkosten om deze specifieke ‘mapping’ naar de verplichte rapportage-standaarden te faciliteren. In principe is het zonde van alle tijd en energie die hierin wordt gestoken omdat dit werk door automatisering kan worden voorkomen. Als je (software) zorgt dat jouw jaarrekening gekoppeld is aan RGS en de teksten ook gekoppeld zijn aan de SBR taxonomie is het vrij eenvoudig met software om een XBRL file van jouw jaarrekening te genereren die je accountant kan deponeren bij de KVK al-dan-niet met bijbehorende accountantsverklaring. Zoek dus software uit die deze optie ondersteund, zodat je klaar bent voor de toekomst en 💰 bespaart voor deze werkzaamheden.

4.       Lay-out van je jaarrekening

Je wilt het liefst een professioneel ogende jaarrekening, wellicht met mooie opmaak en met Word kan dit uitstekend worden verzorgd, maar het kost het je navenant veel tijd. Rapportgenerators bieden over het algemeen minder mogelijkheden voor het customizen van teksten en/of lay-out. Vraag naar de mogelijkheden en bijvoorbeeld een output document als je overweegt software te gebruiken voor het maken van je jaarrekening. Zo kun je een goede dialoog voeren met de betreffende softwareleverancier of er voldoende mogelijkheden zijn om de rapportage in de door jouw gewenste vorm te creëren. Mocht je veel specifieke wensen hebben waar de software niet in voorziten dan is het wellicht beter om toch Word of een soortgelijke editor te gebruiken voor de jaarrekening.

Als er meerdere medewerkers betrokken zijn bij het opmaken en creëren van de rapporten, zorg dan dat je templaterapporten beschikbaar stelt waarin zowel de teksten als lay-out zijn gestandaardiseerd, zodat de output consistent is. Je voorkomt dan dat je op de deadline alle rapportages alsnog moet uniformeren naar één stijl en en het je in de laatste dagen veel stress en tijd kost om de finale versies van alle rapporten te genereren.

5.       Correcties verwerken en opslaan

Zorg voor een goed proces en bijbehorende documentatie van de correcties die je maakt in het jaarrekeningproces. Vaak wil je dat correcties uit de jaarekening ook zo snel mogelijk worden verwerkt in de administratie, terwijl andere correcties puur zien op “GAAP adjustments” of terugkerende jaarlijkse boekingen die je niet in je in je ERP of administratiepakket wilt opnemen. Idealiter exporteer je de gemaakte correcties eenvoudig en importeer je de relevante correcties direct in je administratie. Sluit daarna onmiddelijk het boekjaar definitief af. Dat voorkomt je een hoop ellende en uitzoekwerk vanwege een niet sluitende openingsbalans.

6.       Balansdossier

Ken je dat – dat je een paar maanden of een jaar nadat je de jaarrekening hebt opgesteld weer naar die specifieke specificatie van een bepaalde balanspost op zoek bent en je nergens meer de laatste versie kunt vinden? Super frustrerend! Zorg dus als je geen specifieke software voor je balansdossier gebruikt dat je ergens een “read-only” folder met alle jaarrekeningspecificaties opslaat. Zo kun je later snel je originele stukken weer terugvinden, zonder dat deze aangepast of weggegooid zijn (mooi dat OneDrive, maar soms wel erg vervelend als iemand op een later moment even in je jaarrekeningspecificaties heeft zitten 'rommelen' 😠). Idealiter is het balansdossier geintegreerd in de applicatie waarin je je rapport maakt, dan heb je al je stukken en de jaarrekening in ieder geval op één plek beschikbaar.

Hopelijk helpen bovenstaande tips om je jaarrekeningproces net iets sneller en leuker te maken. In ieder geval wens ik je weer veel succes en plezier bij het jaarlijkse festijn!

Mocht je nou eens vrijblijvend willen praten over een betere structuur en meer automatisering in je jaarrekeningproces? Bij BoekJaar zijn we iedere dag bezig om het administratieve processen makkelijker, leuker en beter te maken. Mocht je interesse hebben in hoe wij je verder kunnen helpen kijk dan eens verder op de website of voor het snel opstellen van je jaarrekening naar deze video.