Consolidatie
Onlangs deed ik via LinkedIn een interessante poll, waarbij ik uitvroeg voor ondernemingen die zelf hun jaarrekening maken hoe ze deze opstellen. Interessante news flash was dat de overgrote meerderheid in mijn misschien niet hele representatieve poll :-), koos voor een combinatie van Excel en Word. Gek genoeg verwonderen de uitkomsten mij niet.
Reden voor de Microsoft-keuze ;-) zijn onder andere de complicaties die komen kijken bij de consolidatie. Nou wordt ik van deze uitkomsten als liefhebber van automatiseren weer niet echt vrolijk, niet in de laatste plaats omdat ik het zelf ook talloze keren heb gedaan en weet welke ellende je doormaakt als je weer een update van de cijfers moet doorvoeren en / of op de een of andere manier in de gaten moet houden dat al je overzichten nog aansluiten.
Dus zijn wij bij BoekJaar ook lekker aan de slag met onze consolidatie-oplossing voor de jaarrekening en het leek mij een goed idee om onze ideeën met de BoekJaar consolidatie-oplossing op te schrijven en via dit artikel te toetsen met geinteresseerden op LinkedIn. Dus als je het gevoel hebt dat ik belangrijke zaken mis, laat het me alsjeblieft weten (comments / DM), je doet me er een groot plezier mee!
Dus hoe werkt onze consolidatie oplossing:
- Alle entiteiten (kolommenbalansen) worden separaat ingelezen en op RGS gemapt.
- Er wordt een consolidatie-entiteit gecreeerd waarbij je de consolidatiekring definieert.
- Alle entiteiten worden op verschillende mappingniveau's opgeteld en waar mogelijk automatisch geëlimineerd.
- Je hebt een optie om handmatige eliminaties toe te voegen. Zodat je al je specials gestructureerd kunt invoegen.
Dit alles leidt tot een geconsolideerde kolommenbalans, die wij vervolgens gebruiken om de geconsolideerde jaarrekeningrapportage volledig geautomatiseerd te vullen. Je hoeft enkel nog wat zaken als verloopoverzichten te finetunen en dan heb je een prachtige jaarrekening in je handen.
Maar dus terug naar in mijn ogen een goede consolidatieoplossing. Daarbij denk ik dan aan de volgende features:
Alles in 1 keer juist en automatisch geupdate
Zodra er een verandering in 1 van de entiteiten in de groep optreedt identificeert de consolidatie-entiteit dat er een verandering heeft plaatsgevonden en kun je de cijfers opnieuw synchroniseren. Dit leidt er toe dat al je rapportages en verloopoverzichten (ook in je jaarrekening) automatisch worden geupdate. Zo vermijd je het risico op fouten en hoef je niet alles 38x te knippen en te plakken :-).
Automatische eliminaties - verschillende niveaus
Uiteraard wil je zoveel mogelijk geautomatiseerd regelen. Dus op alle voorkomende Intercompany RGS mappings / Deelnemingen / Eigen Vermogen (niet moeder) kun je automatische boekingen aanzetten, op zowel rekening als op een hoger mappingniveau die zorgt voor automatische eliminatieboekingen. Scheelt je weer een hoop nadenkwerk en ook bij updates hoef je niet continue je eliminaties aan te passen.
Ondersteunen externe (buitenlandse) entiteiten
Omdat we voor iedere entiteit een aparte administratie hebben, kun je buitenlandse entiteiten vrij eenvoudig omsleutelen naar Dutch GAAP en kun je ook entiteiten waarvoor je geen jaarrekening maakt eenvoudig aan de consolidatie toevoegen.
Ondersteunen proportionele consolidatie / minderheidsbelangen
Geautomatiseerde ondersteuning van de boekingsgangen en procentuele verminderingen van verschillende consolidatietypen dienen ondersteund te worden.
Optie om entiteiten voor een deel van het jaar mee te consolideren
Altijd handig als je een acquisitie / desinvestering hebt gedaan om bepaalde entiteiten deels mee te kunnen consolideren.
Dit zijn zo onze ideeen om consolideren leuker en makkelijker te maken. Heb jij nog goede aanvullingen om te komen tot de beste consolidatie-oplossing (voor de jaarrekening)? Laat je het weten? Dank-Je-Wel!
